昆明市建设工程档案的基本内容和编制方法

昆明市建设工程档案的基本内容和编制方法

 

 一、建设工程档案的定义和内容

建设工程档案，是指在工程建设过程中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件、实物等各种形式和载体的历史记录，简称工程档案，具体内容由三部分组成：建设工程文件、管线测绘成果、声像档案。

二、建设工程档案的编制方法

(一)建设工程文件

1、归档内容：

(1) 按照昆明市城建档案馆归档范围及标准卷内目录所列细目收集。

标准卷内目录应灵活运用，尽量套用，特殊文件、工艺、专业不能套用标准卷内目录的，可单独立卷，另行编制卷内目录；标准卷内目录未列入的专业或文件，应根据实际情况收集编目。

(2) 涉外工程除标准卷内目录中所列内容外，还应收集合作文件、章程、协议、议定书、谈判记录，谈判过程由外商提供的材料；出国考察收集的材料、国外各设计阶段文件、图纸；技术问题的来往信函、电报、传真文本；国外设备贮运文件、设备开箱检查记录、商检及索赔；国外设备的防腐、保护措施文件等。

2、归档文件的质量要求：

(1) 归档的工程文件应为原件；工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程；工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

(2) 归档文件应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料；计算机输出文字和图件应使用激光打印，不宜使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机；归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

（3）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297 mm X210mm)，图纸宜采用国家标准图幅；工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

(4) 归档文件必须经过分类整理，并形成符合要求的案卷。

3、编制要求：

（A）文字部分：

(1) 立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

(2) 利用昆明市城建档案馆标准卷内目录组卷，标准卷内目录案卷题名下所列文件为该卷应收集归档的内容和排列顺序。

(3) 一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。若干单位工程的共用文件可单独组成综合卷(如中标通知书、施工合同等)。

(4) 组卷后按规定以新编页码打印卷内目录，目录采用Excel电子表格打印，打印时字体、字段、行宽、列宽均无限制，每卷目录单独保存为一个文件名。凡按标准卷内目录整理的案卷，在打印卷内目录时要求按照标准目卷内录的文件名称进行打印，打印文件全称。格式如图一：

序号	文件编号	责任者	文件题名	日期	页次	备注

（图一）

(5) 卷内文件均以有书写内容的页面编写页号。文件按标准卷内目录顺序收集排列好后，用铅笔在右下角编上页码，每卷单独编号，单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角，每卷编号从l开始，按流水号编写。编好页码后，将文件的页码填入标准卷内目录相应的位置，标准卷内目录中所列文件如本工程确未产生的可以空出，不影响下一文件的编号；每卷厚度不超过40mm，当按标准卷内目录组卷过厚时，可将案卷有机的分为若干分册，并在案卷题名中注明第几分册，每册编号从l开始。

（B）竣工图部分：

(1) 竣工图应采用新蓝晒图，计算机出图必须清晰，采用计算机直接出图的，须附CAD格式的图纸光盘。不得使用计算机出图的复印件。

(2) 竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映工程竣工验收时的实际情况，做到图物一致，修改时要注明更改依据。修改的方法是用黑色碳素笔叉改或杠改，不能涂改或刮改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制；无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。

(3) 编制竣工图有三种方法，第一种：凡按图纸施工，无修改变动的(一般只对几张图纸而言)，在新的施工蓝图上加盖竣工图章，由负有责任的有关人员审核、签字认可，即可作为竣工图。第二种：利用施工蓝图改绘竣工图，凡在施工中，虽有一般性设计变更，但将原施工图加以修改、补充后能清楚、准确地反映工程现状，图面清晰不混乱的，修改、补充后加盖竣工图章，即可作为竣工图。第三种：重新绘制竣工图，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面l／3的，应当重新绘制竣工图，重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”并签署竣工图章。

(4) 竣工图可按单位工程、专业组卷，案卷不宜过厚，一般不超过40mm，图纸较多时可有机的组成若干分册；图纸的排列顺序应根据原有图纸目录按专业、图号顺序排列，原工程中各专业的设计图纸目录应列入图纸之列，是竣工图的内容之一。

(5) 每张竣工图应在图标栏上方空白处加盖竣工图章，并由相关技术人员签字，竣工图章使用不易退色的红色印泥。

(6) 竣工图章的基本内容包括：竣工图字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图章的尺寸为：50mmx80mm，示例如图二：

1

图二

(7) 不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB／l 0609．3—89)统一折叠成A4幅面(297 mm X210mm)(即手风琴式折叠)，图面向内，图标栏露在外面。

(8) 组卷后，对每张折叠后的图纸逐一用铅笔在右下角编上页码，每卷从l开始，并按规定以新编页码打印卷内目录，目录采用Excel电子表格打印，打印时字体、字段、行宽、列宽均无限制，每卷目录单独保存为一个文件名格式如图一。

4、电子档案归档要求

为加强我市建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，满足现代新昆明建设和数字化城建档案馆建设的要求，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）和《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2007)，各建设、施工单位在移交实体档案的同时，应同时移交一套与实体档案一致的电子档案。

5、著录要求

建设、施工单位向昆明市城建档案馆首次报件时，需按照《城市建设档案著录规范》（GB/T50323-2001）对建设工程档案进行工程（项目）级著录，著录表需建设单位盖章认可。

(二)管线测绘成果

l、归档内容：

建设单位在管线工程竣工后，对管线工程进行竣工测绘所形成的管线成果及管线地形图。

2、编制要求：

(1) 管线测绘成果须由具备相关资质的专业测绘单位，根据《城市测量规范》(CJJ8-99)，《城市地下管线探测技术规程》(CJJ61-2003)和《昆明市管线工程竣工测绘档案管理实施细则》负责测绘产生，管线测绘成果须按相关规定，刻录成数据光盘。

(2) 管线测绘成果须经昆明市城建档案管理馆（处）、建设单位、测绘单位三方现场验收后，签字认可，方可进行移交。

（三）声像档案

1、归档内容：

工程建设前期准备到工程竣工期间的照片、录像、录音等声像材料，经过收集、整理、编辑、编目形成完整的声像档案。

2、编制要求：

(1) 数码照片档案（电子）载体材料为DVD-R或CD-R光盘，分辨率为600万像素以上的JPEG文件格式（并做30%的缩略图用于检索）。

(2) 工程建设录像要求图像清晰，分辨率为720x576或720P、1080i像素，视频文件格式为AVI、MPEG2,码流率不低于6M，（并做320x288的MP4或WMV的视频文件用于检索）。拍摄、编辑时要有各个工程施工阶段内容，每个段落的分镜头不少于7秒，并有分镜头名称和目录（包括分镜头序号、时间长度、内容）。记录载体材料为 DVD-R、DVD-BD、录音格式采用MP3或WMV，码流率不低于320KPBS。

(3) 各种照片（数码）、录像、录音的质量须经城建档案馆验收认可，方可进行移交。

（四）电子档案

根据建设部制定发布的行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范(CJJ/T117—2007)》、《昆明市电子文件管理与归档办法》(市政府第101号令)、《昆明市建设电子文件与电子档案管理规范》的相关要求，昆明市建设工程电子文件归档的技术要求和操作程序如下：

1、 收集前的准备：

(1) 建设单位应指定具有城建档案工作经验的专职人员做好实体档案（纸质档案）、电子档案的收集、整理、移交工作。

(2) 建设单位到网址为(http://cjda.km.org.cn/)的昆明市城建档案馆网站，注册报送账号并下载报送软件。

2、电子档案的归档：

(1) 以昆明市城建档案馆制定的标准卷内目录（竣工图据实产生）为依据，实体档案通过我馆审核后，方可进行电子档案的收集整理，移交工程档案的单位及个人需保证实体档案与电子档案的一致性。

(2) 电子档案的格式：A4幅面的纸质档案扫描件保存为JPEG格式，大于A4幅面的纸质档案扫描件保存为TIFF（G4）格式。项目、案卷（文件）的著录信息和案卷目录、卷内目录采用excel文件方式组织(以昆明市城建档案馆网络报件系统著录表为标准的excel表格)。报送软件导出的文件格式DAG。

3、电子档案的质量要求：

(1) A4幅面的工程文件需要用200DPI分辨率扫描为彩色JPEG文件，并且每张A4幅面扫描件的存储容量不超过512KB。

(2) 大于A4幅面的工程文件需要用200DPI分辨率扫描为黑白或灰度的tiff（G4）文件，并且每张超过A4幅面扫描件的存储容量不超过2MB(2048KB)。

(3) 移交档案人员需确保电子文件图像清晰、完整，无偏斜、无失真。

(4) 扫描图像的排列顺序应与实体档案一致。

(5) 对一份文件进行分区域扫描的，应进行图像拼接处理，拼接后的电子档案确保与实物档案一致。

4、电子档案的整理及报送方式：

利用昆明市城建档案馆网站下载的网络报件系统软件，根据报送软件说明书，按软件操作步骤收集项目著录信息、单体著录信息、案卷信息、卷内目录、电子文件信息。完成报件系统要求的各项工作后，将最终形成的DAG文件会同实体档案一并报送昆明市城建档案馆。

5、电子档案的检查：

(1) 电子档案的检查：移交前，移交档案人员要逐一检查电子文件，保证电子文件的真实、完整以及与实体档案的一一对应关系。

(2) 填写实体档案和电子档案移交证明，供城建档案馆验收。

6、电子档案的移交：

(1) 电子档案移交:利用网络报件系统，将项目著录信息、案卷及电子文件按程序步骤录入后，导出成DAG格式文件，把形成的DAG文件刻录在光盘上（DVD-R或CD-R光盘，并附光盘外壳包装）。归档载体应做防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。向城建档案馆移交时，应提交一式2套与实体档案对应的电子档案光盘。

每张光盘必须在刻盘时录入正确的盘符编号，盘符编号的规范是“项目名称每个字的首字字母组合”+“刻盘当天日期”。例如,项目名称:世纪城，日期为2010年12月1日，则光盘盘符编号为“SJC20101201”。

注：光盘盘符编号不能超过16个字符，如有超出的情况，请移交档案人员进行调整。

(2) 建设单位移交电子档案时，应按规定填写电子档案质量保证书。（保证书格式见170页）

(3) 经城建档案馆审核，实体档案和电子档案合格后，开具档案接收证明书。

三、建设工程档案收集、整理、移交的规定

1、建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

2、在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责：

(1) 在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；

(2) 收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件、并进行立卷归档；

(3) 负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督和检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；

(4) 收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；

(5) 在组织工程竣工验收前，应提请昆明市城建档案馆 (处)对工程档案进行预验收；未取得工程档案预验收认可文件，不得组织工程竣工验收；

(6) 工程竣工验收后6个月内，向昆明市城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。

3、勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件整理立卷后,向建设单位移交。

4、建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。

昆明市城建档案管理馆 (处)

                                                                                                                                                       2012年3月