昆明市建设工程电子文件归档的技术要求和操作程序

昆明市建设工程电子文件归档的技术要求和操作程序

根据建设部制定发布的行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范(CJJ/T117—2007)》、《昆明市电子文件管理与归档办法》、《昆明市建设电子文件与电子档案管理规范》的相关要求，昆明市建设工程电子文件归档的技术要求和操作程序如下：

一、 收集前的准备

1．建设单位应指定具有城建档案工作经验的专职人员做好实体档案（纸质档案）、电子档案的收集、整理、移交工作。

2.建设单位到网址为(http://cjda.km.org.cn)的昆明市城建档案馆网站，注册报送账号并下载报送软件。

二、 电子档案的归档

1．以昆明市城建档案馆制定的归档标准目录（竣工图据实产生）为依据，纸质档案通过我馆审核后，方可进行电子档案的收集整理，移交工程档案的单位及个人需保证纸质档案与电子档案的一致性。

2．电子档案的格式：A4幅面的纸质档案扫描件保存为Jpeg格式，大于A4幅面的纸质档案扫描件保存为Tiff格式。项目、案卷（文件）的著录信息，和案卷目录、卷内目录采用Excel文件方式组织(以昆明市城建档案馆网络报件系统著录表为标准的EXCEL表格)。报送软件导出的文件格式DAG。

三、 电子档案的质量要求

1．A4幅面的档案需要用200DPI分辨率扫描为彩色JPEG文件，并且每张A4幅面扫描件的存储容量不得超过0.5MB(512KB)。

2.大于A4幅面的档案需要用200DPI分辨率扫描为黑白或灰度的TIFF（G4）文件，并且每张超过A4幅面扫描件的存储容量不得超过2MB(2048KB)。

3.移交档案人员需确保电子文件图像清晰、完整，无偏斜、无失真。

4.扫描图像的排列顺序与档案原件一致。

5.对一份文件进行分区域扫描的，应进行图像拼接处理，拼接后的电子档案确保与实物档案一致。

四、 电子档案的整理及报送方式

利用昆明市城建档案馆网站下载的网络报件系统软件，根据报送软件说明书，按软件操作步骤收集项目著录信息、单体著录信息、案卷信息、卷内目录、电子文件信息。完成报件系统要求的各项工作后，将最终形成的DAG文件会同纸质档案一起报送昆明市城建档案馆。

五、 电子档案的检查

1．电子档案的检查：移交前，移交档案人员要逐一检查电子文件，保证电子文件的真实、完整以及与纸质档案的一一对应关系。

2．填写纸质档案、电子档案移交清单（见《附录G案卷报送明细》），供城建档案馆验收。

六、 电子档案的移交

1、电子档案移交。利用网络报件系统，将项目著录信息、案卷及电子文件按程序步骤录入后，导出成DAG格式文件，把形成的DAG文件刻录在光盘上（DVD-R或CD-R光盘，并附光盘外壳包装）。在实物移交至城建档案馆的同时，需向城建档案馆提交2套与纸质档案对应的电子档案光盘。归档载体应做防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。

每张光盘必须在刻盘时录入正确的盘符编号，盘符编号的规范是“项目名称每个字的首字字母组合”+“刻盘当天日期”。例如,项目名称:世纪城，日期为2010年12月1日，则光盘盘符编号为“SJC20101201”。

注：光盘盘符编号不能超过16个字符，如有超出的情况，请移交档案人员进行调整。

2、建设单位移交电子档案时，填写电子档案质量保证书。

3、经城建档案馆审核，纸质档案和电子档案合格后，开具档案接收证明书。

昆明市城建档案馆

2010年12月1日

附录A-1 房屋建筑工程（项目）级著录单

工程名称*

工程地点*

责 任 者

建设单位*

文 号 项

立项批准文号*

立项批准单位*

规划许可证号*

设计单位*

用地规划许可证号*

勘察单位*

用地许可证号（国有土地使用证号）*

监理单位*

施工许可证号*

容积率*

建筑密度*

绿化率*

机动车位数量*

总用地面积*

总建筑面积*

幢数*

工程造价

工程结算

档   案   状   况

总卷数*

文字(卷) *

图纸*

卷

底图(张) *

照片(张) *

底片(张)

张

录音带(盒)

录像带(盒)

光盘(盘)

计 算 机

磁带(盘)

缩微片

盘

其它

磁盘(盘)

张

保管期限

密级

进馆日期

移交单位*

排 检 与 编 号

档号

缩微号

存放位置起始号

附注

注：带“ * ”为必填项

附录A-2 房屋建筑工程（建筑物单体）级著录单

专 业 记 载

建筑物单体名称

施工单位

结构类型

建筑面积（㎡）

高度(m)

层数

开工时间

竣工时间

使用功能

屋面防水等级

抗震等级

耐火等级

90㎡以下套数

90㎡至144㎡套数

144㎡以上套数

附注

地下

地上

附录B 市政基础设施工程（项目）级著录单

工程名称*

工程地点*

责 任 者

建设单位*

文 号 项

立项批准文号*

立项批准单位*

规划许可证号*

设计单位*

用地规划许可证号*

勘察单位*

用地许可证号*

监理单位*

施工许可证号*

专 业 记 载*

单项工程名称

施工单位

结构类型

长度(m)

宽度(m)

高度(m)

跨径

孔数

级别

荷载

净空

总用地面积*

总建筑面积*

总长度(m) *

开工时间

竣工时间

工程造价

工程结算

档   案   状   况

总卷数*

文字(卷) *

图纸*

卷

底图(张)

照片(张)

底片(张)

张

录音带(盒)

录像带(盒)

光盘(盘)

计 算 机

磁带(盘)

缩微片

盘

其它

磁盘(盘)

张

保管期限

密级

进馆日期

移交单位

排 检 与 编 号

档号

缩微号

存放位置起始号

注

注：带“ * ”为必填项

附录C 城市管线工程（项目）级著录单

工程名称

工程地点

责 任 者

建设单位

文 号 项

立项批准文号

立项批准单位

规划许可证号

设计单位

用地规划许可证号

勘察单位

用地许可证号

监理单位

施工许可证号

专 业 记 载

单项工程名称

施工单位

地形图号

长度(m)

规格

材质

荷载

起点

止点

总长度(m)

开工时间

竣工时间

工程造价

工程结算

档   案   状   况

总卷数

文字(卷)

图纸

卷

底图(张)

照片(张)

底片(张)

张

录音带(盒)

录像带(盒)

光盘(盘)

计 算 机

磁带(盘)

缩微片

盘

其它

磁盘(盘)

张

保管期限

密级

进馆日期

移交单位

排 检 与 编 号

档号

缩微号

存放位置起始号

附注

附录D 建设工程规划管理档案项目级著录单

工程名称

工程地点

责 任 者

建设单位

文 号 项

立项批准文号

立项批准单位

规划许可证号

设计单位

用地规划许可证号

施工单位

用地许可证号

地形图号

专 业 记 载

建筑面积

幢数

长度

规格

高度

层数

宽度

级别

跨度

净空

荷载

申请时间

工程造价

批准时间

结构类型

档 案 状 况

文字(页)

图纸(张)

光盘

磁盘

保管期限

密级

进馆日期

移交单位

排 检 与 编 号

档号

缩微号

存放位置起始号

附注

附录E 建设用地规划管理档案项目级著录单

用地项目名称

征地位置

责 任 者

用地单位

文 号 项

立项批准文号

立项批准单位

规划许可证号

被征单位

用地规划许可证号

规划批准单位

用地许可证号

地形图号

专 业 记 载

用地分类

征拨分类

原土地分类

批准时间

用地面积

档 案 状 况

文字(页)

图纸(张)

光盘

磁盘

保管期限

密级

进馆日期

移交单位

排 检 与 编 号

档号

缩微号

存放位置起始号

附注

附录F 工程(项目)级通用著录单

工程名称

工程地点

责任者

文号项

专   业   记   载

档   案   状   况

总卷数

文字(卷)

图纸

卷

底图(张)

照片(张)

底片(张)

张

录音带(盒)

录像带(盒)

光盘(盘)

计 算 机

磁带(盘)

缩微片

盘

其它

磁盘(盘)

张

保管期限

密级

进馆日期

移交单位

排 检 与 编 号

档号

缩微号

存放位置起始号

附注

附录G案卷报送明细
项目名称:
案卷编号	案卷名称	编制单位	文件起止日期	张（页）数				主题词	附注
				文字	图纸	图片	光盘
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附录H卷　内　目　录
序号	文件编号	责任者	文　件　材　料　题　名	日期	页数	备注
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电子档案质量保证书

我单位本次移交的电子档案，经我单位审核，与移交的纸质档案完全一致，符合电子档案管理的有关规定。特此保证。

档案内容：

载体：

数量：

   

单位（公章）：

        审核人：

            日期：

 

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